De Digitale Tweeling als waardevol instrument voor goed openbaar bestuur

Steeds meer overheden maken gebruik van een ‘digitale tweeling’ (DT), een digitale representatie van de fysieke buitenwereld op basis van data, modellen en visualisaties. Het gebruik van nieuwe technologieën, zoals de DT, wordt vaak gezien als dé ultieme oplossing voor de implementatie van moeilijke organisatorische processen, ruimtelijke puzzels en het versterken van publieke waarden. Echter, uit de praktijk blijkt dat gebruikers (zoals bijvoorbeeld overheden of burgers) technologieën vaak ontvangen als onduidelijk, onstabiel, angstaanjagend of met verdenkingen door de vele mogelijkheden en andere bestaande alternatieven die er zijn. Daarom moet de inzet van de DT geen doel op zich worden, maar een middel om organisatieprocessen te optimaliseren of publieke waarden te versterken.

Binnen dit overkoepelende thema hebben we bij de gemeente Almere onderzoek gedaan naar de manier waarop de DT passend ingezet kan worden voor burgerparticipatie processen. De belofte is dat de DT helpt met het automatiseren van besluitvormingsprocessen en het versimpelen van burgerparticipatie processen door middel van visualiseren van bijvoorbeeld de bouwplannen, maar door ook de gegevenshuishouding bij te houden. Echter brengt de ontwikkeling en implementatie van de DT ook uitdagingen met zich mee, bijvoorbeeld als de lokale kennis van bewoners in strijd is met de DT, of het gevoel dat er als burgers niets valt in te brengen in een besluitvormingsproces als deze wordt gemaakt op basis van kennis verworven uit een DT. In dit onderzoek is gekeken naar welke houding overheden moeten innemen en waar ze op moeten letten als ze de DT willen gebruiken voor burgerparticipatie processen.

Dit onderzoek is uitgevoerd door middel van actieonderzoek en aanvullend veldwerk. In Almere zijn daarvoor 3 workshops gehouden gebaseerd op de Design Thinking methode waarbij de meerwaarde van een digitale technologie wordt besproken. Deze workshops hadden als doel de samenwerkingsverbanden betrokken bij de DT in goede banen te leiden (of wel, ‘af te stemmen’ met collega’s en bewoners). De eerste workshop hielp met het versterken van de interne afstemming tussen de verschillende gemeentelijke afdelingen. De tweede workshop werd gehouden om de DT te testen bij medewerkers van de gemeente die een rol aan nemen als inwoner. Deze workshop gold als voorbereiding voor de test met het daadwerkelijk gebruik van de DT in een burgerparticipatie proces. De laatste workshop was een bewonersavond waarbij de visuele toepassing van de DT werd getest. Deze workshop hielp de externe afstemming met burgers. Alle workshops zorgden voor meer aandacht voor de DT binnen de gemeentelijke organisatie, hielpen feedback verwerven over de technologie en inzet van de DT en hadden meerwaarde voor de juiste afstemming van de DT.

Het onderzoek naar de DT en burgerparticipatie is inmiddels afgerond. Hiervoor is een presentatie over de bevindingen en aanbevelingen, met daarbij een korte one-pager met verdere uitleg ontwikkeld. In de presentatie zijn de belangrijkste aanbevelingen de dubbele afstemming om de samenwerkingen rondom de DT te versterken voor de inzet in een burgerparticipatie proces en de gastvrije houding die overheden moeten innemen bij het gebruik van nieuwe technologieën voor het betrekken van andere belanghebbenden zoals andere gemeentelijke afdelingen en burgers.

De Digitale Tweeling en strategische afstemming binnen een publieke organisatie

Naar aanleiding van het eerste onderzoek in de gemeente Almere zijn we sinds juni 2023 ook onderzoek gaan doen bij de gemeente Amersfoort. De gemeente Amersfoort werkt samen met verschillende partners aan het ontwikkelen van een DT binnen project LIVE. Hierbij onderzoeken we de manier waarop de DT strategisch afgestemd kan worden op de organisatieprocessen binnen een publieke organisatie. Om het proces van strategische afstemming vorm te geven verrichten we opnieuw ontwerpend onderzoek (‘design thinking’) (Bason, 2017; Romme & Meijer, 2020). Dit houdt concreet in dat we eerst etnografisch onderzoek en participerende observaties verrichten om zo tot passende interventies te komen binnen de organisatie. Dit empirisch onderzoek wordt verricht bij team overleggen, ‘doorontwikkel’ sessies en andere relevante bijeenkomsten met betrekking tot project LIVE. Op die manier wordt inzicht verworven in de verschillende belangen, rollen en relaties in de werkpraktijk, de positie van Amersfoort binnen het ‘innovatie ecosysteem’ en de mogelijke ‘blinde vlekken’ of missende competenties in de organisatie. De interventies worden ontworpen om op een ‘creatieve’ manier aan te sluiten op deze thema’s en ze aan te kaarten, bijvoorbeeld door belanghebbenden bij elkaar te brengen of door praktische workshops.

Binnenkort zullen we ons ontwerp voor strategische afstemming presenteren aan alle partners die betrokken zijn bij project LIVE. Op die manier zullen we proberen om een gesprek te voeren over de geleerde lessen en de toekomst van project LIVE.